ニワトリ

事務の仕事に興味があるんだけど、一般事務とか総務事務とか営業事務とかいろいろと種類があってよくわからない。というか、事務未経験なんだけど事務に転職することってそもそもできるのかな。事務転職で有利になるような資格があれば知りたいな。

現役転職アドバイザーが、事務の仕事内容や種類、転職方法までわかりやすく解説します。

※この記事は3分程度で読み終わることができます。3分後あなたは、事務の仕事がどのようなものであり、どうすればうまく転職することができるのか、はっきりとわかっているはずです。

事務の仕事内容とは?

事務の仕事内容は、営業、企画、製造といった前線で働く人達のバックアップです。彼らが仕事をうまく回せるよう、サポートに徹します。

事務には様々な種類がありますが、それらすべての事務に共通する仕事が3つあります。

  • 来客・電話応対
  • 書類作成・データ入力
  • コピー・ファイリング

それぞれ簡潔に説明します。

事務の仕事1:来客・電話応対

事務は会社の顔として、来客・電話応対を行います。

したがって、ビジネスマナー、ホスピタリティ(おもてなし)は必須のスキルですし、身だしなみにも注意を払う必要があります。

事務の仕事2:書類作成・データ入力

主にPCを使用して書類を作成し、必要なデータをフォーマットに入力することもあります。

企業活動、営業活動の元となる情報を作る、非常に重要度の高い仕事です。

事務の仕事3:コピー・ファイリング

社員が必要な時に必要なデータを取り出せるよう、書類をわかりやすく分類してまとめたり、コピーをとったりします。

効率性と正確性が求められる仕事です。

事務の種類とは?

続いて、事務の仕事の種類を紹介します。

一般事務
  • 部署に関係なく幅広い業務に対応する
  • OA事務とも言われる
人事事務
  • 人事・労務職のサポートを行う
  • 社員採用・退職、保険加入、異動手続き、給与支払いに関する業務を行う
総務事務
  • 会社運営に関するサポートを行う
  • 備品管理、社内イベント運営、防犯・防災対策等を行う
  • 人事・労務事務と同義の会社もある
営業事務
  • 営業職のサポートを行う
  • 見積書・発注書・請求書作成、顧客データ入力などがある
経理事務
  • 経理職のサポートを行う
  • 現金の出納、伝票仕分け、帳簿作成、経費精算などを行う
  • 決算関連の処理をサポートすることもある
法務事務
  • 法務職のサポートを行う
  • 契約書のチェック・管理、弁護士等との取次などを行う
貿易事務
  • 輸出入に関する手続きを行う
  • 通関関連の書類作成、輸送手段・倉庫手配などの業務がある
  • 海外とのやり取りが発生するため語学力が求められる場合が多い
医療事務
  • 病院の事務業務を行う
  • 受付、会計、電話応対、カルテ整理などのほか、診療費用の健康保険組合への請求等にかかわるレセプト業務もある
学校事務
  • 学校の事務業務を行う
  • 入学・転校・退学・奨学金などの手続きや、入試管理、学籍管理、住居紹介、就職支援などもある

事務のメリットとデメリット

このように、事務の仕事は縁の下の力持ちです。では、事務のメリットとデメリットにはどのようなものがあるのでしょうか。

事務のメリット

事務はあくまでもサポート的な立ち位置であるため、仕事が忙しすぎて回らないというケースはあまりありません。つまり、残業や休日出勤が発生しづらいのです。

これは、ワーク・ライフ・バランスを取りやすいというメリットと言えます。

また、ノルマなどがないため、精神的には比較的ラクであるということもメリットの一つ。波風を立てず、黙々と働くことが好きな人にはとても向いている仕事です。

事務のデメリット

事務の仕事はあくまでサポートであり、会社の中核的なものではありません。したがって、出世という観点からいえば、どうしても厳しくなってしまいます。

また、正確さや迅速さは求められますが、無から有を生み出すようなクリエイティビティが求められる場面は多くありません。ルーティン業務が中心となるため、飽きを感じることが多いかもしれません。

未経験でも事務転職で有利になる資格とは?

 

PC関連業務やビジネスマナーが求められる仕事であるため、未経験から事務へ転職する場合には、それらのスキルを証明するような資格を持っていると有利になります。例えば次の資格です。

一般事務
  • MOS(マイクロソフトオフィススペシャリスト)
  • 秘書検定2級
人事事務
  • MOS(マイクロソフトオフィススペシャリスト)
  • 秘書検定2級
総務事務
  • MOS(マイクロソフトオフィススペシャリスト)
  • 秘書検定2級
営業事務
  • MOS(マイクロソフトオフィススペシャリスト)
  • 秘書検定2級
  • 簿記2級
経理事務
  • MOS(マイクロソフトオフィススペシャリスト)
  • 秘書検定2級
  • 簿記2級
法務事務
  • MOS(マイクロソフトオフィススペシャリスト)
  • ビジネス実務法務検定3級
貿易事務
  • MOS(マイクロソフトオフィススペシャリスト)
  • 貿易実務検定C級
  • TOEIC700点
医療事務
  • MOS(マイクロソフトオフィススペシャリスト)
  • 秘書検定2級
  • 医療事務技能審査試験(メディカルクラーク)
学校事務
  • MOS(マイクロソフトオフィススペシャリスト)
  • 秘書検定2級

これらの資格を持っていると、事務未経験でも事務への転職を狙いやすくなります。

とはいえ、やはり資格よりも実務経験が重視されるのは、他のあらゆる仕事と同じく事務も当てはまります。

上記資格を取得するだけでは足りず、次に紹介する「事務に求められるスキル」も意識した転職活動をすることを強くおすすめします。

事務に求められるスキルとは?

事務に求められるスキルは、大きく分けて次の4つです。

  • PCスキル
  • コミュニケーションスキル
  • ホスピタリティ(おもてなし)スキル
  • ビジネスマナー

これらについては、あえて詳細まで説明する必要はないでしょう。

転職活動においては、こういったスキルが身に付いていることを企業に対して面接でアピールできなければ内定はもらえません

「コミュニケーションスキルには自信があります!」「ビジネスマナーは大丈夫です」と言葉で伝えるのではなく、面接官にそれらが備わっていることを自然に示せるように面接練習を積んでくださいね。

まとめ|事務の仕事内容と種類!未経験から事務に転職する方法

いかがでしたか? 上記を簡潔にまとめます。

すべての事務に共通する仕事内容
  • 来客・電話応対
  • 書類作成・データ入力
  • コピー・ファイリング
事務の種類
  • 一般事務:幅広い部署に対応
  • 人事事務:人事・労務に対応
  • 総務事務:会社運営に対応
  • 営業事務:営業に対応
  • 経理事務:経理に対応
  • 法務事務:法務に対応
  • 貿易事務:輸出入に対応
  • 医療事務:病院運営に対応
  • 学校事務:学校運営に対応
未経験から事務転職のための資格
  • MOS(マイクロソフトオフィススペシャリスト)
  • 秘書検定2級
  • 簿記2級 ※特に経理事務
  • ビジネス実務法務検定3級 ※特に法務事務
  • 貿易実務検定C級 ※特に貿易事務
  • TOEIC700点 ※特に貿易事務
  • 医療事務技能審査試験(メディカルクラーク) ※特に医療事務

事務の仕事は簡単ではありません。したがって、転職活動で適当に応募しても内定はもらえません。

それぞれの事務職の実情を把握し、対応するスキル・経験を存分にアピールしてください。未経験からの場合は資格を取得し、ポテンシャルを示しましょう。

できれば転職支援のプロである転職エージェントに無料登録し、内定が出やすそうな事務案件を紹介してもらったり、上手にアピールする方法を教えてもらったりしましょう。すんなりと希望する事務職に転職できるかもしれませんよ。

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この記事があなたのお役に立てれば幸いです。