パンダ

転職活動で職務経歴書が大事だということはわかっているつもり。でも、職務経歴書の書き方がよくわからない。書き方についてネットで調べたり人から聞いたりしたみたけれど、みんなバラバラだったり。最も書類選考を通りやすい職務経歴書の書き方を教えてほしいな。効率よく作成できる方法があれば、それもあわせて。

現役転職アドバイザーが、職務経歴書の書き方のすべてを1から10まで詳細に解説します。

この記事のとおりに作成した職務経歴書ならば、あなたの書類選考通過率はグググッと上がると約束します。

ぜひ、この記事を見ながら職務経歴書を作成してみてくださいね。

職務経歴書作成で最も大切な考え方

多くの転職者は、職務経歴書は「自分の職歴を正確に伝えるためのツール」と考えています。履歴書に記載した内容を、より詳細に書くというイメージですね。

しかしこれは大きな誤り。このような認識で職務経歴書を書いても、残念ながら書類選考は通りません。

職務経歴書とは、採用担当者が「今すぐあなたに会って話が聞きたい!」と思わせるためのツール。つまり、あなた自身が企業が強く求めている人材であるということをアピールするためのプレゼン資料です。

職務経歴書を作成する際、このことは絶対に忘れないでくださいね。

職務経歴書の書き方

1 タイトル

タイトルは「職務経歴書」です。通常の文字よりもフォント2つ大きくし、太字にしてください。

2 日付

日付は職務経歴書の作成日ではありません。職務経歴書が自分の手元から離れる日です。郵送の場合は「投函日」、メール送信の場合は「送信日」、直接持参の場合は「提出日」ですね。

西暦と和暦のどちらにするかについては、外資系企業の場合は西暦一択、国内企業であればどちらでも構いません。ただし、その他の箇所や履歴書と合わせましょう。

3 氏名

姓と名の間に1も自分のスペースを入れてください。

漢字が旧字体・異字体の場合は、必ずそのとおりに書いてください。パソコンで漢字が出せないという場合は、「旧字体 異字体 出し方」等でグーグル検索してください。

4 職務要約

職務要約は、この次に記載する職務経歴をまとめたものです。

企業の採用担当者は、1回の募集に対して数十~数百もの職務経歴書を読みます。それぞれの職務経歴書を上から下まで目を通すことは、実にタイヘン。

したがって採用担当者は、この職務要約にだけザッと目を通し、「ウチが求めている人材に近いかも?」と思える内容だった場合のみ、その下も読み進めていく場合が多いのです。

つまり、職務要約の出来が悪いだけで、不採用が確定してしまいます。

職務経歴や自己PRの作成に注力する方は多いですが、この職務要約は軽視されがち。本気出して書きましょう。

職務要約は200文字前後で、次の通り3段構成で書きます。

職務要約の構成
  1. 会社名と簡単な職務内容
  2. アピールしたい強み(=応募先企業が求めているキャリア)
  3. 強みとリンクした志望動機

ポイントは、「アピールしたい強み」と「応募先企業が求めているキャリア」を一致させること。必然的に即戦力性をアピールできるからですね。「強み」は、数値や事例を交えることで具体的かつ簡潔に表現できますよ。

また、「強みとリンクした志望動機」は、別の言い方をすれば、強みを活かすことで応募先企業に対してどのような貢献ができるかということです。とても強いアピールになりますので、必ず盛り込んでくださいね。

転職・異動回数が多くキャリアが多種に渡っている場合はどう書けばいい?

すべてのキャリアを職務要約に収めようとはしないでください。何が強みなのかわかりづらくなるからです。

転職・移動回数が多い場合も、「応募先企業が求めているキャリア」に繋がるキャリアだけをピックアップしてくださいね。

5 職務経歴

職務経歴には、採用担当者が最も入念に目を通す箇所です。さらにはその先の面接においても、記載した職務経歴の内容について細かく突っ込まれます。

このように職務経歴は、職務経歴書の要となる部分です。内容だけでなく読みやすさにも配慮した書き方を意識しましょう。

職務経歴には、3種類の書き方があります。「編年式」「逆編年式」「キャリア式」の3つです。

編年式
  • 時系列に職歴を記載するというオーソドックスな書き方。
  • 転職回数が少ない場合に使用。20代は1回、30代は2回、40代は3回未満の転職回数が使用の目安。
逆編年式
  • 時系列を逆転させ、直近の職歴から記載するという変則的な書き方。
  • アピールしたい強みが直近の職歴にある場合に使用。
キャリア式
  • 時系列は無視して、職種ごとにキャリアをまとめる書き方。
  • 転職回数が多い場合に使用。20代は1回、30代は2回、40代は3回以上の転職回数が使用の目安。
キャリア式の書き方がわからないんだけど?

1社1社の職歴を因数分解して、そこにどのような職種が含まれていたのかをまずは把握。その後に、同種の職種をまとめましょう。法人営業でまとめる、マーケティングでまとめる、経理でまとめるという具合に。

職歴を書く順番は、「応募先企業が求めているキャリア」と同一、あるいは近いものからですよ。

職務経歴の読みやすい書き方って?

職務経歴は、具体性と読みやすさを両立させなければなりません。そこで、次の点に注意して書いてください。

  • いつ(期間)、どこで(会社名・部署名)、何をして(職務内容)、どうなったか(実績)という流れで書く。
  • 実績は、数値や具体的事例を盛り込んで具体的に表現する。
  • 同列の内容は箇条書きにする。
  • アピールしたい強み(=応募先企業が求めているキャリア)に関する内容は太字にするなどメリハリをつける。
  • 応募先企業には関係のない職歴は簡潔に書く。
  • 最大でもA4用紙2枚以内に収める。
職務経歴に取引先企業名まで書くべき?

取引先企業名は職務経歴に書いては駄目です。

多くの企業において、取引先企業は最上位の秘密事項の一つです。そのような秘匿性の高い内容を職務経歴に軽々しく書くことは、コンプライアンス意識が欠如しているということをアピールするようなものだからですね。

とはいえ、取引先企業についてまったく触れないということでは、具体性の乏しい職務経歴になってしまいます。そこで、「東証一部上場企業」「大手通信企業」等、取引先企業の規模感がわかる表現にするといいですよ。

6 PCスキル

ほとんどの仕事で必須となるのがPCスキルです。使用頻度の高いOffice系のスキルについては書いておくことをおすすめします。

Office系のスキルは、次の表を参照してください。

Word初級 文字入力、書体変更、印刷設定
Word中級 画像挿入、表作成
Word上級 アウトライン、他ソフトとの連携
Excel初級 データ入力、基本グラフ作成、基本関数(SUM等)
Excel中級 データベース作成、応用関数(VLOOKUP等)
Exce上級 マクロ、VBA
PowerPoint初級 簡単なスライド作成
PowerPoint中級 スマートアート挿入、アニメーション設定
PowerPoint上級 マスタ設定
Access初級 テーブル入力、基本クエリー作成
Access中級 フォーム作成、応用クエリー作成
Access上級 マクロ、SQL
PCスキルはどう書けばいい?

PCスキルはわかりやすく書きましょう。つまり「Excel中級」ではなく、具体的に「データベース作成、VLOOKUP等関数利用」というように書いてくださいね。

なお、WordとExcelの初級レベルの一部しかできない等あまりにもPCスキルが低い場合、正直に書くことで評価を落としてしまう可能性があります。PCスキルの項目自体を削除してしまいましょう。

7 語学スキル

PCスキルほどではありませんが、語学スキルを求める企業も多いです。

巷では「TOEIC○○○点以上」「英検○級以上」等、一定のレベルに達していなければ語学スキルは書くべきではないという風潮があります。

求められる語学力は、企業・求人により大きく異なります。

一例を挙げます。必要レベルを超えているのであれば書き、足りないのであれば書かないでくださいね。

職種 語学レベル TOEIC換算
販売店・飲食店スタッフ 日常会話レベル 400点~
ホテルスタッフ 日常会話レベル 500点~
システムエンジニア 日常会話レベル 500点~
貿易事務 ビジネスレベル 700点~
英文事務 ビジネスレベル 700点~
語学講師 ビジネスレベル 700点~
海外バイヤー ビジネスレベル 800点~
海外ガイド ネイティブレベル 900点~
通訳・翻訳 ネイティブレベル 900点~
語学スキルはどう書けばいい?

語学スキルは、これまでのキャリアでどのように活用したのかを簡潔に書きます。例えば次のように。

  • 英語によるメール対応や注文書作成
  • 海外取引先(アメリカ、シンガポール、オーストラリア)との英語による商談
  • 英語でのプレゼンテーション、会議進行等

8 資格・免許

職務経歴書に書くべき資格・免許は、上記「PCスキルスキル」「語学スキル」と同様の発想。つまり、応募先企業が求めている資格であれば書く、そうでなければ書く必要はナシ。

Webソリューション営業に応募していながら、資格・免許欄に「アロマセラピスト」と書いても意味がないのです。「営業での疲労を素敵な香りで癒せていいですね☆」なんてことにはならないですよ。

とはいえ、一見無関係に思える資格・免許が、評価される可能性もあります。実際、私がサポートした中で次のようなケースがありました。

資格・免許のレアケース1

完全内勤の仕事への応募時、職務経歴書に「普通自動車1種免許」を書いたところ、「支社間で荷物のやり取りがあるため車を運転できるのであれば助かる」と評価され、これが決め手となり採用。

資格・免許のレアケース2

国内の消費財企業への応募時、学生時代の専攻であった「スペイン語」を書いたところ、「今後、中南米への進出を考えている」ということで、当初の募集内容である営業ではなく、海外事業部にて採用(給与・待遇大幅アップ)。

何らかの形でビジネスに通じそうな資格については、たとえそれが薄い線であっても、念のため書いておきましょう。

資格・免許はどう書けばいい?

次のように書いてください。

  • 正式名称を書く。略称・通称は不可。「英検2級」ではなく「実用英語機能検定2級」等。
  • 複数の資格・免許を取得している場合、応募先企業で活用できる順に書く。ただし、資格と免許が混同しないよう、それぞれをまとめること。
  • 合格・取得した年月も書く。西暦・和暦については、他の表記と合わせる。
  • 勉強中の資格・免許については、応募先企業で活用できるものであれば、取得予定年と合わせて書く。「中小企業診断士の取得勉強中(2020年合格予定)」等。

9 自己PR

自己PRは、職務経歴や資格・免許を編集し、採用担当者に対して「あなたの強み=応募先企業が求めているキャリア」ということをアピールするためのものです。

自己PRの文字数は300~400文字が最適です。キャリアが多かろうが少なかろうが、この範囲で書くようにしてください。なぜなら、これが採用の現場では常識だからです。

自己PRは、PREP法という書き方を用います。

PREP法とは、ご存知通り「Point(結論)」「Reason(理由)」「Example(事例)」「Point(結論)」という文章構成法のことです。論理的かつ簡潔に要件を伝えることができるため、ビジネス現場で多く使われていますよね。

いきなりPREP法なんて言われてもわからないんだけど?

それではPREP法を使って、職務経歴書の自己PRを実際に書いてみましょう。

まず、自己PRに盛り込む要素を書き出してください。

A:あなたの強み(=応募先企業が求めているスキル)
B:強みを裏付ける実績
C:実績を上げるための工夫・意識
D:応募する仕事内容

これを、次のようにPREPに当てはめていくことで自己PRが完成します。

P(結論):「私の強みは【A】」
R(理由):「なぜならば【B】」
E(事例):「具体的には【C】」
P(結論):「私の【A】は貴社の【D】で活かせるものと確信している」

ほら、簡単にできましたよね。

10 志望動機

採用担当者は、職務経歴書の志望動機から次の2点を読み取ろうとします。

採用担当者が志望動機から読み取るコト
  • 採用したら、どのような活躍が見込めるか
  • 入社意欲は高いか

志望動機も自己PRと同様にPREP法で書きましょう。ちなみに文字数の目安は300文字前後ですよ。

だから、簡単にPREP法と言われても書けないんですけど?

では、実際にPREP法を使って、志望動機も書いてみましょう。

まず、以下の5つの要素を書き出してください。

A:あなたの強み(=応募先企業が求めているスキル)
B:あなたがやりたいコト(=これまでよりも上位のキャリアに関連する内容)
C:あなたがそのコトをやりたいと思った理由
D:あなたがやりたいコトを実現するため要素(=応募先企業の特徴・独自性)
E:応募する仕事内容

これらをPREP法に当てはめます。

P(結論)+R(理由):「私は【B】をしたく、【D】である貴社を志望した」
E(事例):「私は【C】だったため、【B】を望むようになった。【D】である貴社ならば、【E】を通して【B】を実現できる」
P(結論):「私の【A】を活かして【E】の実績を上げることで【B】を実現できると考え、貴社を志望した」

このようにPREP法で作成された志望動機は、強みとリンクしているため入社後の活躍を想像させることができます。さらに、やりたいコトを実現できる理由がその企業の特徴・独自性に関するものであるため、熱意も伝わりやすいですよ。

志望動機に書いてはいけないNGワードってある?

志望動機に書いた瞬間に不採用が確定するNGワードが存在します。これは年代により異なります。わかりやすく次のとおり一覧化しました。

ワード 20代 30代 40代
学びたい OK NG NG
キャリアアップ OK OK NG
ワークライフバランス NG NG NG
興味を持った NG NG NG
研修が充実している OK NG NG
いずれ独立 OK NG NG
社風・経営理念 OK OK NG

職務経歴書作成が面倒くさくなったときの対処法

これまで、職務経歴書の書き方を説明してきました。いかがでしたか?

職務経歴書には、1本の柱が通っています。その柱とは、「あなたがアピールしたい強み(=応募先企業が求めているスキル)」です。

職務経歴書作成で意識すべき柱
  • 職務要約で「強み」を強調する
  • 職務経歴で「強み」を強調する
  • 資格・免許で「強み」に関連するものがあれば書く
  • 自己PRで「強み」を具体的にアピールする
  • 志望動機と「強み」を結びつける

職務経歴書は、この「強み」という柱を意識して書けばいいのです。簡単ですよね?

…という職務経歴書が面倒くさいと思い、書く気がまったく起きないという場合には、対処法があります。それは、転職エージェントに頼ってしまうということ。

転職エージェントは転職支援のプロ。ざっくりとした職務経歴書を作成しておけば、あとは丁寧に添削をしてくれます。結果、上記の手順に従ったような職務経歴書が完成します。

ちなみに、職務経歴書の基本から丁寧に指導・添削してくれるのは、次の転職エージェントです。

職務経歴書の基本から丁寧に指導・添削してくれる転職エージェント
  • doda:最大手の一角。基礎から実践までトータルにサポート。
  • マイナビエージェント:20代~30代前半の人気が高い。基本から教えてもらえる。
  • パソナキャリア:利用者の満足度ナンバーワン。特に女性からは圧倒的支持。

よかったらチェックしてみてくださいね。

まとめ|職務経歴書の書き方

スキルレベルを証明する資格

上記を簡潔にまとめますね。

職務経歴書の書き方のポイント
  • 職務経歴書は、自分の職歴を正確に伝えるためのものではない。採用担当者に「今すぐあなたに会って話が聞きたい!」と思わせるようにアピールするためのプレゼン資料。
  • 「応募企業の求めているスキル」と「あなたの強み」を一致させる。
  • 職務要約・職務経歴では、「強み」を強調する。
  • 自己PRと志望動機は、PREP法を使って書く。
  • 転職エージェントを利用すれば、職務経歴書の作成・添削のサポートを受けることができる。

職務経歴書は、書類選考はもちろんのこと、面接選考でも使われます。妥協は一切せず、100%完璧と思えるレベルまでブラッシュアップしてから提出するようにしてくださいね。

この記事があなたのお役に立てれば幸いです。