チンパンジー

仕事量が多くてストレスがすごく溜まってる。仕事でのミスも増えてきたし。どうすれば仕事量が減るんだろう。限界が来る前に上司に相談したほうがいいのかな。

仕事量が多いのは苦しいですよね。いくらやっても仕事が終わらない、むしろ積み上がっていく。時間的に厳しくなって心身ともに追い込まれていく。そのうち、なんのために生きているのかわからなくなってしまう…そんな生活、子供の頃に思い描いていた姿ではないはずですよね。

筆者も仕事量が多い職場で働いていました。で、結局は尻尾を巻いて逃げてしまいました。筆者の恥ずかしい過去はこちらの記事に書いています。よろしければ。

ブラック企業を辞めたい人が穏便に退職する方法【筆者の体験談あり】

筆者は、その後の転職先がとても合っていたので後悔はしていませんが、時々思います。いまの私なら、もう少しうまく乗り切れたんじゃないだろうかって。

この記事では、仕事量が多い場合の対処法を10個紹介します。筆者の経験を交えてわかりやすく解説しています。仕事量が多いと苦しんでいるあなたにも、取り入れられる対処法がきっとあると思います。

仕事量が多いと苦しんでいる人たちの声

仕事量が多いと苦しんでいる人は、やはりたくさんいます。そんな彼らの声をTwitterから引用します。

皆さん、大変そうですね。彼らはこのようにTweetすることで、仕事量が多いことへのストレスを発散しているのでしょう。

そうはいっても、Tweetする程度のストレス解消では大した効果は期待できません。やはりもっと直接的に、仕事量が多いことへの対処法を講じなければならないはず。ですよね?

仕事量が多い場合の10個の原因と対処法

仕事量が多い原因と対処法を10個紹介します。あなたの置かれている状況に合わせて、使えそうなものをチョイスしてくださいね。

①次々と仕事が入ってくる場合

仕事量が多い原因が「次々に仕事が入ってくる」からという場合、シングルタスクを意識するようにしましょう。

シングルタスクとは、1つの業務だけに集中して取り組むことです。

複数の業務を同時並行的に進めることをマルチタスクといいますが、ハーバードやスタンフォードといった名だたる大学の研究結果によると、シングルタスクはマルチタスクの10倍もの生産性になるそうです。

次々と仕事が入ってくるいうのは、例えば、パソコンで資料を作りながら、着信したメールに返信をするというような状態。このようなマルチタスクでは、パソコンでの資料作りはクオリティもスピードも激落ちします。

こういった状況でも、シングルタスクを貫く方法があります。それはパーキングロットという考え方。パーキングロットとは駐車場のこと。あとから入った仕事を、ひとまず脇(パーキングロット)に置いておいて、今やっている仕事が終わったら取り組みましょうという考え方です。

先ほどの例で言えば、資料作り中に来たメールへの対応は、資料作りが終わってから確認・返信しましょうということですね。メール対応を忘れないように、付箋メモでもしておけばいいでしょう。

②探しものに時間がかかる場合

文具メーカーのコクヨが行った調査によると、一般的な会社員が書類を探すのに費やす時間は年間150時間だそうです。1日あたりだと平均30分以上になります。

わずか数秒・数分の探しものでも、それが数回積み重なることで、これほどの無駄な時間ができているんですね。探しものなんて何も生みません。イライラするぐらい。1秒たりとも使いたくないですよね。

この探しものの時間を短縮するには、整理整頓が不可欠。デスク関連だけでなく、パソコン内も整理整頓の対象です。整理整頓のコツは次のとおり。

  • 書類は積み上げたり、クリアファイルに挟んだりしたままではダメ。ファイリングしてラベルも付けること。
  • 散らかりやすい文房具などは、定位置を決めること。使い終わったら定位置に戻すこと。
  • 不要になったものは捨てること。用の済んだ書類や付箋メモなどは邪魔でしかない。
  • パソコン内のファイルは検索に引っ掛かりやすいファイル名にする。
  • パソコンのデスクトップに、一時しのぎのフォルダやファイルを置かない。

このように整理整頓して、1日30分以上も費やしている探しものの時間を圧縮しましょう。

③とにかく仕事が遅い場合

とにかく仕事が遅い人にありがちなのが、完璧主義だということ。仕事を完璧にすることは素晴らしいことですが、それにより時間がかかってしまうというのはむしろマイナス。

時間を掛けて100点満点の仕事をするよりも、光の速さで60点の仕事をした方が認められるケースは多々あります。

早く仕事を終えれば上司のフィードバックを受けられ、より精度の高い仕事に改善できます。一方、完璧だと思っても時間がかかってしまうと、フィードバックにより改善箇所があった場合にはより遅くなってしまいます。ようは、上司のアタマ(フィードバック)を効率良く使いましょうということですね。

とにかくスピード!スピード!スピード!です。この際、質はそこそこいいと割り切ってしまいましょう。

④頼まれた仕事を断れない場合

頼まれた仕事を断れないことで仕事量が多いという状況になることもあります。

仕事を頼まれるということは、本来は悪いことではありません。あなたの能力が高く、あなたにぜひ頼みたいと、仕事の依頼をしてきているのかもしれないからです。

しかし、それにより仕事量が多くなり、あなた自身の仕事が回らなくなっては辛いですよね。そこで、頼まれた仕事は上手に断れるようになっておくことが大切です。

とはいえ、断り方をミスしてしまうと、相手の反感を買います。悪いことをしていないのに反感を買うなんて納得できませんよね。でも現実そう。だからあなたは、頼まれ仕事を断れないのではないでしょうか。

ということで、相手の反感を買わない、上手な断りトークを紹介します。断りトークの流れは次のとおりです。

謝罪して断る
  • 「申し上げにくいのですが、お受けすることはできかねます」
  • 「ごめんなさい。お手伝いするの、ちょっと無理っぽいかも」
理由を伝える
  • 「業務が非常に立て込んでしまっておりまして」
  • 「私自身が死ぬほど忙しくてね」
代替案を示す
  • 「来週以降であればお受けできると思います」
  • 「来週なら手伝えるかもしれないよ」

このような断り方であれば、角は立ちづらいですよ。試してみてくださいね。

⑤仕事に対する集中力が続かない場合

仕事の集中力が続かないことで仕事が進まず、結果的に仕事量が多いと思ってしまうことがあります。

東京大学の池谷裕二教授の研究結果によると、人間の集中力は15分程度しかもたないそうです。よって、仕事は15分を1区切りとするのが集中力を保つ秘訣といえるでしょう。

実際、筆者は15分区切りで仕事をしています。スマホで15分ごとにアラームを鳴らしているのです。アラームが鳴ったら、2~3分休みます。首や肩を回したり、立ち上がって腰を伸ばしたりして。

仮に、15分のアラームが鳴ったときに仕事の区切りが悪かったとしても、そこで強制的に小休止します。こうすることで、「もうちょっとやりたかったのに」と焦らされるような感覚になり、小休止後は猛烈な集中力をもって仕事に取り組めるのです。

集中力が切れやすいことで仕事量が多く感じてしまう場合は、15分ごとの小休止を試してみてくださいね。

⑥仕事に対するやる気が出ない場合

やる気が起きないことで仕事が進まず、仕事量が多いと感じてしまう場合があります。

このようなときに効果的なのが、仕事の可視化です。朝イチにその日のタスクをすべて書き出し、それを1つずつ潰していくという意識を持つのです。書き出したメモは、目に入るところに置いておくといいですね。

筆者も実際、その日のタスクは出勤直後に付箋に書き、パソコンに貼っています。付箋は午前のタスクと午後のタスクの2枚に分けています。1つタスクが終わればレ点チェック。これをくり消して1日のタスクすべてを終わらせます。

さらに、その日のタスクすべてが無事完了した場合には、卓上カレンダーの日付に赤丸を付けています。赤丸が続いているときなどは特に「今日も必ずタスクをすべて終わらせる!」という気持ちになり、やる気が満ち溢れてくるのがわかります。

このように、タスクの可視化をすることで、仕事に対するやる気が出るようになりますよ。

⑦仕事に対する責任感が強すぎる場合

仕事に対する責任感が強すぎると、仕事量が多いと感じる状況になりがちです。

たしかに、責任感を持って仕事をすることは当たり前のことです。しかし、それが度を過ぎると、独りよがりな仕事の仕方になります。つまり、自分ひとりで仕事を完遂することにこだわりすぎてしまうようになってしまうのです。結果、仕事量が多いということになります。

強すぎる責任感によりひとりで仕事を完遂しようとすると、心身の負担が増えます。「私はこんなに仕事があるのに、他の社員は帰ってしまった。今日も私だけ残業だ」となるわけですね。

こうならないよう、仕事を一人で背負い込むのではなく、人に任せてみましょう。一人でやりきれないことは、シェアしてチームプレイで乗り越えることを提案しましょう。

こういったことを繰り返していくうちに、難題はチームプレイで攻略するという意識が周囲にも芽生えてきます。チーム内で助け合うということですね。結果、その部署全体のパフォーマンスが良くなりますから、上司も同僚も大満足するようになりますよ。

⑧仕事の繁閑の差が激しい場合

時期により仕事の忙しさに波があることはないですか? 忙しい時期は、仕事量が多いと感じることでしょう。そうならないよう、余裕がある時期に準備をしておきましょう。

繁忙期を乗り切るための準備として特におすすめなのが、単純な業務は人に任せられるように、あらかじめ簡単なマニュアルを作っておくことです。

筆者は以前、繁忙期になると仕事が終わらず、2週間ほどはたった一人で深夜残業という日々でした。ですが、作業系の仕事について簡単なマニュアルを作って部署内に手伝いを依頼するようになったことで、繁忙期の深夜残業は2、3日にまで減りました。

あなたの仕事にも繁閑があるようでしたら、どうすれば忙しさを軽減できるかを考え、そのための準備を余裕がある時期にしておきましょう。

⑨残業させてもらえない場合

2019年から始まった働き方改革により、残業時間を削るよう上から指示が来ている人も多いと思います。残業ができなくなった結果、仕事量が多いと感じることもあるでしょう。

最悪なのは、残業が認められないため自宅に仕事を持ち帰ること。残業代はつきませんし、(表面上は)残業なしで仕事を終わらせているため、その仕事量が適量だと思われてしまいます。

残業ができないからといって仕事を自宅に持ち帰ることは、自分の首を絞める行為です。絶対にやめましょう。

残業をしなければ終わらないということであれば、上司に残業を認めてもらいましょう。あるいは、残業をしなくてもいいように、仕事量を見直してもらうのです。

仕事量が多いこと、そして減らしてもらうことを上司に訴えるには、ちょっとした工夫が必要です。何も考えずに「仕事量が多いので減らしてください」では、「お前のやり方が悪いんだ!」で終わってしまいますから。

上司に対し、仕事量が多いことを伝えるには、次の流れが有効です。

現在抱えている負担の大きい仕事内容を整理して伝える 「こちらが私の日々のタスクです。このうち、これまで○○の業務に毎日5時間を要していました」
仕事を円滑に進めるために工夫していることを伝える 「○○の業務について効率化を図り、***という施策を講じ、毎日4時間での作業時間で済ませることができるようになりました」
工夫虚しく、仕事量が多くて仕事が回らないことを伝える 「しかし、4時間を○○業務にかけているため、残業が毎日3時間発生してしまっています。体力的に少々厳しくなってきました」
改善策を提案する 「つきましては、私の○○業務の一部について、部署内での割り振りをご検討いただけないでしょうか」

このように順を追って相談し、残業をしなくても済むよう、仕事量を適正にしてもらいましょう。

⑩上司に相談しても聞き入れてもらえない場合

上司に相談しても聞き入れてもらえず、仕事量が多いという状況が変わらないということもあるでしょう。そのようなときは、まずは部署異動を考えましょう。

今の上司がおかしな人間でも、他の部署にはまともな上司がいるかも知れません。部署異動によりまともな上司の下で働けるようになれば、仕事量が多いという状況は改善される可能性が高いです。

一方、部署異動を願い出ても受け入れてもらえない場合は、転職しかありません。

転職活動をする際は、転職エージェントを使うことをおすすめします。なぜなら、転職エージェントはオモテには出てこない求人企業の内情を熟知しているため、仕事内容や仕事量、残業の実態、職場の雰囲気など、すべて無料で事細かに教えてくれるからです。

転職エージェントについてはこちらにまとめていますので、よかったらチェックしてみてくださいね。

本当におすすめできる転職エージェント【年代別×年収別】

仕事量が多い状態で我慢し続けることの弊害

ここまで、仕事量が多いことに対する対処法を10個紹介しました。あなたが仕事量が多いことで悩んでいるのなら、すぐに試していただきたいです。

なぜなら、仕事量が多い状況のままで我慢し続けると、次のような重大な弊害があるからです。

  • 心身が疲弊して集中力が亡くなった結果、仕事でのミスが多くなる。
  • 仕事が終わらず、上司・周囲から仕事が遅い人間だと思われてしまう。
  • ストレスを発散する時間も気力のなくなり、うつ病などの精神病を患う。
  • 過残業や休日出勤により体力的に厳しくなる。ちなみに過労死ラインは月80時間残業(自宅作業含む)。
  • 家庭での時間が減り、精神的に不安定になった結果、家庭内不和に陥る。

このように、仕事量が多いことを我慢して頑張ることは、大いなる悲劇の入り口ですよ。

まとめ|仕事量が多い状態でいるのは危険!適切な対処法で解消を!

仕事量が多い状態でいることは危険です。一刻も早く解消しなければなりません。

あなたがまずやるべきことは、目の前の仕事ではありません。仕事量が多い状況を改善するために動くことですよ。

ここまでお読みいただき、ありがとうございました。また別の記事でお会いしましょう。